Mitte nii kauge minevik

Timbeco on eduka puitmajade tootjana kogenud kiiret kasvu. Pidevad suured arengud viivad tootmisettevõtte ühel hetkel aga vajaduseni võtta samm tagasi, et tootmises toimuv taas kontrolli alla saada. Võtmeteema, mida Timbecos laiemalt digitaliseerimisega lahendama asuti, seisnes selles, et erinevates osakondades olid kasutusel erinevad süsteemid, mis omavahel ei ühendunud.

Ettevõttes esines andmete killustatust kuni selleni välja, et töö mõõtmiseks ja materjali arvestamiseks olid erinevates osakondades kasutusel erinevad ühikud ja tähistused. Laoseisu, sisseostu ja materjali liikumise arvestust peeti eraldi Excelites ning ostutellimusi tehti meili teel. Samu andmeid tuli mitmeid kordi sisestada ja need ei liikunud automaatselt ühest kohast teise. Seega polnud ka eelarve jälgimise võimalust reaalajas.

Kuna andmekogumises esines ebaefektiivsust, siis puudus ka võimekus andmeid analüüsida. Ettevõtte tegevjuhi Siim Leisalu sõnul seisnebki digitaliseerimise kogu iva süsteemide loomises õigete andmete kogumise jaoks, et neid äri arendamises kasutada.

„Andmetes peitub äri edu ja kui sul ei ole reaalajas andmeid, siis ei saa ka õigeid otsuseid teha. Praegu käib meil veel tegelike tulemite mõõtmine tagantjärgi ja saame ainult fakti nentida, kas jäime eelarvesse. Kui aga tootmismoodul ja tööaja raporteerimine hakkab tööle läbi Eziili, siis suudame reaalajas – igapäevaselt ja tunni täpsusega – võtta ennetusmeetmeid kasutusele, teha parendusprotsesse ja analüüse," sõnab ta ning meenutab juurde vaid mõne aasta tagust aega, mis tundub nüüd kui kauge minevik, kui arveid väljastati veel paberil käsitsi kirjutatud allkirjaga.

Pikemas perspektiivis tahetakse kogu ettevõtte tegevust digitaliseerida, mistõttu kaardistati kogu tegevuste ahel. Peale hakati sellest, kus kõige rohkem andmeid tekib, mida kõige rohkem mõõta ja jälgida on vaja ning kus kuluartiklid kõige suuremad on – ehk tootmisest. Tootmine on aga tihedalt seotud lao, finantside ja personaliga. Hakati otsima, kuidas tootmistarkvara, personalitarkvara ja finantstarkvara kokku panna.

Otsingud ja äratundmine

Timbeco digitaliseerimise juhtmeeskond leiab kui ühest suust, et sobiva keskse tarkvara valikut teha võib olla keeruline, kuid tasub usaldada kõhutunnet. Timbeco tootmisjuhi Margus Tamme sõnul on tootmise digitaliseerimise tarkvarade pakkujaid täna turul palju ning olenevalt tootmise ülesehitusest sõltub, kellele milline programm sobib. Enne Eziilini jõudmist käis Timbeco proovimas ka teisi tootmistarkvarasid – ka välismaiseid – kuid alles Eziiliga tekkis Tamme sõnul äratundmine, et see ongi täpselt see, mida ta vajab.

Timbeco IT-projektijuhi Karl Kerdti sõnul hindas ta Eziili meeskonna tugevat tahet ja kasvupotentsiaali ning usaldus nende vastu tekkis kiirelt. „Meil on kavas järgmise 5 aastaga tootmismahte mitmekordistada ning tundsime, et Eziil on just see, kes suudab meid selles aidata," sõnab ta.

Kaalukeeleks sai Eziili lubadus tekitada integratsioonid teiste kasutusel olevate tarkvaradega. „Tootmisettevõte ei peaks oma protsesse muutma vastavalt tarkvarale, vaid vastupidi – tarkvara peaks arenduste kaudu kohanduma ettevõtte protsessidega. Seetõttu me ei tahtnud ühte suurt mammutit enda ERP-iks saada. Tahtsime, et igale spetsiifilisele tegevusele oleks oma tarkvara, aga pidasime oluliseks, et programmid oleks omavahel integreeritud ja informatsioon nende vahel liiguks," selgitab Kerdt.

Leisalu sõnul rääkis Eziili kasuks tarkvara kaasaegsus ning see, et pakkumise ajaline ja rahaline pool oli hoomatav ja tasakaalus lubatavate tulemustega. Suurt rolli mängis ka põhjaliku juurutuskava olemasolu. Kolmeaastase eesmärgi kokkuleppimine Eziiliga andis kindluse, et on olemas ühine nägemus tarkvara kasutajate arvule vastava mõistliku funktsionaalsuse taseme osas. Olulist rolli üksmeele kujundamisel mängis Leisalu sõnul Eziili paindlikkus ja erakordne kliendi äri mõistmine.

Pideva arengu keskmes

Esimesest kokkupuutest Eziiliga neli kuud hiljem algas muudatuste juurutamine. Tulenevalt varasemast negatiivsest kogemusest tootmistarkvaraga oli meeskonnas tunda mõningast skeptilisust ja kartust taaskord „ämbrisse astuda". Leisalu sõnul oli siis kõige raskem inimestele kuvada lisandväärtust, mida tootmise digitaliseerimine annab – kas raha, aeg ja energia, mida sinna pannakse, ikka õigustab seda. Seetõttu oodati IT-projektijuhilt ka selget kava, kuidas Eziili juurutamisega edasi liigutakse. Nii lihtne see aga Kerdti sõnul polnud.

„Suudame küll kvartali täpsusega planeerida, milliseid tegevusi me teeme, kuid juba plaani koostamise jooksul on see nii palju muutunud, et justkui koguaeg oleme ajast maas. Digitaliseerimise puhul ongi nii, et sel ajal kui tegeleme suuremate arendustega, tekivad juurde lisavajadused, või siis juhtub, et ühe suure arenduse asemel on vaja hoopis kolme väikest arendust, enne kui saab suurt üldse tegema hakata. Agiilsust on palju vaja," selgitab Kerdt ja meenutab oma tööintervjuud aasta varem, kus hoiatati, et iga edu juures saab tal olema 20 kari, mis suures plaanis ongi tõeks osutunud. Väljakutse on ennast aga kuhjaga ära tasunud, võimaldades olla pideva arengu keskmes.

Tänaseks toimib Timbecos Eziili laoarvestus ja ka ostutellimused käivad läbi Eziili. Tamme sõnul on esialgsed tulemused juba mõjunud tema töökoormust vähendavalt ning lao ja ostu protsessid on muutunud tunduvalt mugavamaks. „Lao kannete tegemine muutus 50% efektiivsemaks, sest enne tegid kaks inimest ühte tööd, kuid nüüd saab seda üks inimene teha. Lisaks on lao seisust nüüd ülevaade kõigil," selgitab ta.

Lähikvartalis hakkab Eziili tööaja raporteerimise moodulit kasutama kogu tootmise personal. Eziilist tekkiv info hakkab liikuma läbi raamatupidamistarkvara eelarvejuhtimise tarkvarasse. See annab hädavajaliku ülevaate projektijuhtidele, kes hakkavad reaalajas nägema, kas projekt on eelarves või mitte. Kuigi ettevõttes on kasutusel mitmeid erinevaid tarkvarasid – näiteks müügi, eelarvejuhtimise ja projekteerimise jaoks – siis Eziil ühendub nendega ja jääb alati keskseks tarkvaraks, sest on peamine tootmise põhiandmestiku koguja.

Edasi, mitte sammukestki tagasi

Timbeco juhtkond on sõnastanud pikaajalise kasvustrateegia, mis kannustab Kerdti ettevõttes jõudsalt digitaliseerimist edendama. Tema sõnul on digitaliseerimine nagu Tallinna linn, mis ei saa kunagi valmis. Olemasolevad IT lahendused paratamatult aeguvad ajas ning turule tekib uuemaid ning innovatiivsemaid lahendusi. See tekitab olukorra, kus kestvalt tuleb tegeleda vanemate digilahenduste analüüsiga ja mittetoimivate süsteemide välja vahetamisega.

Timbeco suurem eesmärk on minna üle 5D ehitusinfo mudeli (BIM) peale, mis eeldab, et kogu infoahel on katkematu, alates müügi esimesest kontaktist kuni garantiiaja lõpuni. Selleks peavad kõik tarkvaralised tegevused toetama kogu ettevõtte väärtusahelat ning kogu infovoog olema ühendatud ja liikuma kasvavas graafikus. Ahel annab automaatselt edasi vajaliku sisendi järgmisele töölõigule ning igal osakonnal on võimalik efektiivselt luua lisandväärtust juba tehtule.

Kerdt toob näite klassikalisest saeahela graafikust – kasvades ja kukkudes vaheldumisi – mis esindab digitaliseerimata tootmisettevõtte väärtusahelat, kus näiteks müügi või eelarvestamise dokumendi jõudmisel projekteerimisosakonda, hakatakse seal kõigepealt infot tarkvarasse sisestama. Leisalu toob paralleeli ameerika mägedega: selleks, et saada kaks sammu edasi, tuleb kõigepealt minna pool sammu tagasi.

Positiivne pikaajaline mõju

Digitaliseerimisele on Timbecos kulunud keskmiselt 1,5% kogu käibest. See hõlmab nii tootmistarkvara kui ka projekteerimise digitaliseerimist, mis suuremaid kulutusi nõuab. Kerdti sõnul on Eziil oma kliendisõbraliku ja läbipaistva suhtumisega silma paistnud, vaadates oma arendusplaanis alati kaugele ette ning ühtlustades kliendi soove oma plaanidega, võimaldades sellega kliendipoolseid kulusid kontrolli all hoida. Algne investeering küll pidevalt kasvab, kuid ka efektiivsuskohti tekib koguaeg juurde.

Kuigi efektiivsuse tõusu näitajate osas on põhjapanevaid järeldusi veel vara teha, siis näeb Kerdt Eziili poolt pakutavatel tulemustel selgelt pikaajalist positiivset mõju. Ettevõtte üldkulud vähenevad ja tootmise lisandväärtus suureneb, seoses paberite kadumisega ja võimekuse tõusuga täpsemalt planeerida.

Tootmismooduli kasutuselevõtmisega soovitakse projekti tagasiside info hulka kasvatada 30%.

Digitaliseerimine on seatud Timbeco strateegiliseks suunaks ja prioriteediks kogu ettevõtte tippjuhtkonna tasandil. Ühtlasi võib ettevõtte edukuse üheks eelduseks pidada ka eraldi IT-projektijuhi määramist digitaliseerimise eestvedajaks, kes hoiab kätt pulsil IT-arendustel ning tagab tulemuste saavutamise, mida osakonnajuht või tegevjuht oma muu töö kõrvalt teha ei suudaks.

Digitaliseerimine on Leisalu sõnul äri A ja O, mis tuli kasuks ka koroonapandeemia ajal kaugtööle üleminekul. Kriitilisel ajal suudeti ära teha ISO standardi auditeerimine ning toimis edukalt ekspordimüük ja projektijuhtimine.


Kui tootmise digitaliseerimine on Sinu jaoks oluline teema, siis võta meiega ühendust ja räägime lähemalt, kuidas Eziil saab Sinu ettevõtet aidata!